Una nota di metodo AIrchive per valutare il progetto. Gli esempi sono generici e non descrivono risultati già ottenuti presso clienti.

Scegliere un perimetro utile

Un primo progetto funziona meglio se affronta un’attività ricorrente e riconoscibile. Il campione deve rappresentare i documenti effettivamente necessari a quell’attività, comprese versioni ed eccezioni.

Valutare qualità e autorizzazioni

File leggibili, scansioni, duplicati e metadati influiscono sulla preparazione. Prima della lettura vanno chiarite autorizzazioni, dati personali e modalità di trattamento. Il lavoro si svolge su copie o export approvati.

Preparare le domande prima della demo

Raccogliere domande e fonti attese evita di valutare il sistema solo su risposte facili. Il campione dovrebbe includere anche casi ambigui, documenti in conflitto e richieste per le quali manca un’evidenza sufficiente.

Decidere come proseguire

Al termine del pilot si confrontano qualità, utilizzo e costi reali con i criteri concordati. L’estensione ha senso quando emergono evidenze di valore e un processo sostenibile di manutenzione della conoscenza.

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